Guía Completa para Subir Informes de Actividades y Facturas en SECOP II
El sistema SECOP II es una plataforma diseñada para gestionar contratos de manera electrónica, con plena validez jurídica y probatoria. Esta herramienta elimina la necesidad de manejar documentos físicos, simplificando el proceso para ambas partes contratantes. Este artículo explicará, paso a paso, cómo un contratista puede cargar sus informes y facturas en el SECOP II.
Ingresa a tu Cuenta en el SECOP II
El primer paso consiste en acceder al sistema. Ingresa a la página del SECOP II y utiliza tu usuario y contraseña para iniciar sesión. Si es tu primera vez, asegúrate de tener tus credenciales a la mano.
Accede a los Detalles del Contrato Electrónico
Una vez dentro de tu
cuenta, navega hasta la sección “Mis procesos” y selecciona “Mis contratos”.
Aquí encontrarás un listado con todos los contratos asociados a tu perfil.
Ubica aquel que se encuentre en estado "En ejecución" y haz clic en
la opción “Detalle” para acceder a la información del contrato específico en el
que necesitas trabajar.
Revisión del Contrato en el SECOP II
Dentro de los detalles del contrato, verás que está estructurado en varias secciones. Entre ellas destacan:
Sección 1: La información general
del contrato, como su objeto, su valor, fechas de firma del mismo, de inicio y
terminación de su ejecución.
Sección 2: En las
condiciones encontrarás información como el CDP, RP, y otros documentos como
los documentos públicos, certificados de la etapa precontractual, estudios
previos, entre otros.
Sección 3: En bienes y servicios
es una pestaña que será de ayuda si eres contratista de procesos de mínima
cuantía, subastas o convenios, toda vez que aquí podrás encontrar (de acuerdo a
la gestión que la entidad da a Secop II) la información de los elementos o
ítems del contrato.
Sección 4: En la práctica,
esta sección no suele utilizarse muy a menudo, está destinada para el cargue de
certificaciones por parte del proveedor (contratista).
Sección 5: Documentos del
Contrato. Aquí se encuentran los anexos o complementos del contrato, como lo es
la comunicación de aceptación, contratos, convenios, entre otros.
Sección 6: Aquí podrás
encontrar la información presupuestal del proceso, la proveniencia de los
recursos, el CDP y RP.
Sección 7: Ejecución del Contrato. Esta es la más relevante, ya que incluye el módulo "Plan de pagos", donde se deben cargar mensualmente los informes de actividades, las facturas y demás documentos que correspondan.
Cargue de Informes y Facturas en el SECOP II
Una vez ingresado e la sección 7 Ejecución del contrato, accede al módulo "Plan de pagos" dentro de la sección 7. Haz clic en el botón “Crear” para iniciar el proceso de cargue. Se abrirá una ventana emergente donde deberás completar la siguiente información:
¿Está obligado a facturar electrónicamente?
Si sí, selecciona esta
opción e ingresa el CUFE (Código Único de Factura Electrónica), y luego valida
el código. Si no, marca “No” y procede con la información correspondiente.
Número de factura o pago:
Fechas:
Fecha de vencimiento: Déjala como predeterminada si facturas; si no, no modifiques este campo.
Valor neto: Si facturas, incluye el valor antes del IVA. Si no facturas, coloca el monto mensual de tu pago.
Valor total: Incluye el monto con IVA si facturas, o el monto total a cobrar si no facturas.
Notas: Utiliza este espacio para agregar información adicional, como la referencia al contrato y número de pago.
Adjunta documentos: Carga todos los soportes requeridos en formato ZIP, incluyendo los informes aprobados por el supervisor, el pago de aportes y demás documentos necesarios.
Cómo Subir y Adjuntar Documentos Correctamente
El sistema permite cargar
documentos a través de una ventana emergente. Al hacer clic en “Buscar
documento”, selecciona los archivos desde tu equipo y luego en
"Abrir". Esto mostrará el progreso del archivo como “Pendiente por
anexar”. Para finalizar el proceso, haz clic en “Anexar”. Una vez que el
sistema confirme la carga mostrando “Documento anexo” en verde, cierra la
ventana emergente.
Confirmación del Proceso y Envío Final
Después de haber cargado todos los documentos requeridos, verifica que toda la información esté completa. En la parte inferior derecha de la ventana emergente, selecciona “Confirmar” y luego haz clic en “Enviar”. En este punto, el estado del cargue cambiará a “Enviado a la entidad estatal”.
Notificación al Supervisor del Contrato
Es importante informar al supervisor o apoyo del contrato que el cargue ha sido exitoso. Envía un correo electrónico adjuntando las evidencias pertinentes para que este pueda dar seguimiento al trámite.
Gestión de Errores y Correcciones
Si el supervisor detecta un error, el estado del documento cambiará a “Rechazado”. En este caso deberás editar la factura realizada anteriormente y proceder a editar y cargar nuevamente los documentos con las correcciones solicitadas.
Obtén nuevamente la aprobación del supervisor.
Ingresa al módulo
"Plan de pagos" en la sección 7, selecciona la cuenta que fue
rechazada y realiza la edición directamente en esta, sin crear un nuevo
documento.
Vuelve a enviar el
registro para revisión.
